Automatische Benachrichtigungen einrichten — Handbuch

Wo zu finden

Öffnen Sie Clubeinstellungen → Benachrichtigungen.

Was sind Benachrichtigungsregeln?

Benachrichtigungsregeln definieren automatische Nachrichten, die bei bestimmten Ereignissen im System ausgelöst werden. Für jeden neuen Verein werden automatisch Standardregeln angelegt, die den Vereins-Administrator bei allen wichtigen Ereignissen per In-App-Glocke informieren.

Auslöser (Ereignistypen)

Ereignis	Wird ausgelöst wenn …
Neues Mitglied	Ein Mitglied wird manuell oder durch Antragsfreigabe angelegt.
Kündigung	Ein Mitglied kündigt seine Mitgliedschaft.
Beitrittsanfrage eingegangen	Ein neuer Online-Antrag wurde eingereicht.
Antrag genehmigt	Ein Beitrittsantrag wurde genehmigt.
Antrag abgelehnt	Ein Beitrittsantrag wurde abgelehnt.
Buchungslauf abgeschlossen	Ein Buchungslauf wird in die Nachverfolgung überführt.
Abteilungszuordnung	Ein Mitglied wird einer Abteilung hinzugefügt.

Kanäle

In-App (Glocke) — erscheint im Benachrichtigungszentrum oben rechts im Admin-Bereich. Nur für Benutzer mit Systemzugang sichtbar.
E-Mail — wird an die hinterlegte E-Mail-Adresse der Empfänger versendet.

Empfänger

Eine Regel kann mehrere Empfängergruppen kombinieren:

Immer benachrichtigen (Rolle / Amt) — Vereins-Administrator oder eigene Ämter, die bei jedem Ereignis dieser Regel benachrichtigt werden, unabhängig davon welche Abteilung betroffen ist.
Nur bei betroffener Abteilung (Amt) — Ämter-Inhaber, die nur dann benachrichtigt werden, wenn das Ereignis ihre eigene Abteilung betrifft. Dieses Feld erscheint nur für Ereignisse mit Abteilungsbezug (Neues Mitglied, Kündigung, Abteilungszuordnung).
Bestimmte Benutzer — direkte Auswahl einzelner Benutzer mit Systemzugang.
Zusätzliche E-Mail-Adressen — externe Empfänger ohne Systemkonto (nur E-Mail-Kanal).

Abteilungsscope

Für die Ereignisse Neues Mitglied angelegt, Mitglied gekündigt und Abteilungszuordnung lässt sich über das Feld „Nur bei betroffener Abteilung" gezielt steuern, welche Ämter-Inhaber benachrichtigt werden.

Beispiel: Sie legen eine Regel an und tragen „Kassenwart" unter Nur bei betroffener Abteilung ein. Wird ein Mitglied der Fußballabteilung zugeordnet, erhält nur der Kassenwart der Fußballabteilung die Benachrichtigung — nicht alle Kassenwarte des Vereins. Eine einzige Regel deckt damit alle Abteilungen dynamisch ab.

Hinweis: Wenn kein Abteilungskontext für das Ereignis ermittelt werden kann, werden Einträge unter Nur bei betroffener Abteilung nicht berücksichtigt. Tragen Sie Empfänger, die in jedem Fall benachrichtigt werden sollen, unter Immer benachrichtigen ein.

Variablen im Nachrichtentext

Im Betreff und Nachrichtentext können Platzhalter verwendet werden, die beim Versand durch echte Werte ersetzt werden. Die verfügbaren Variablen werden je nach gewähltem Auslöser angezeigt — z.B. {{name}}, {{email}}, {{entry_date}} für das Ereignis „Neues Mitglied".

Versandzeitpunkt

Sofort — jedes Ereignis löst unmittelbar eine Benachrichtigung aus.
Gebündelt — Ereignisse werden gesammelt und als Zusammenfassung zu einem konfigurierten Zeitpunkt (täglich / wöchentlich / monatlich) versendet.

Tipp: Für stark frequentierte Ereignisse (z.B. Buchungslauf-Abschlüsse) kann ein gebündelter Versand sinnvoller sein als sofortige Einzelbenachrichtigungen.

E-Mail-Vorlage verknüpfen

Statt eines einfachen Textfeldes für den E-Mail-Inhalt können Sie eine gestaltete E-Mail-Vorlage aus Clubeinstellungen → E-Mail-Vorlagen verknüpfen. Vorlagen mit der Kategorie „Benachrichtigung" und passendem Auslöser werden in der Auswahlliste angeboten.